//-------------------captcha google code----------------------- //-------------------captcha google code-----------------------

Функциональная схема

Программа учета заказов ПринтОфис - это система, состоящая из взаимосвязанных баз данных, функций, выполняемых пользователями, программ, запускаемых по расписанию, типовых форм для печати документов, шаблонов для ввода данных. Система работает под управлением сервера Lotus Domino, доступ к данным осуществляется через клиентскую программу Lotus Notes.

Программа учета заказов ПринтОфис. Функциональная схема

Оформление заказа

Работа начинается с того, что менеджер оформляет заказ в базе Заказов, в котором указывается спецификация на изготовление какого-либо вида широкоформатной продукции. Это может быть заказ на выполнение любого вида широкоформатной полноцветной печати, а также заказ на ламинирование, резку и т.п. заказы, стоимость которых расчитывается на основании площади заказа.

Стоимость заказа расчитывается в валюте, выбранной по умолчанию. Курсы валют хранятся в базе Курсов валют, заполнение которой ведется вручную или автоматически через интернет (см. рис., функция 16).

В базе Клиенты хранятся карточки клиентов, реквизиты плательщиков и поставщиков. Если заказ оформляется на нового клиента, то для данного клиента автоматически заполняется карточка в базе клиентов (функция 1). Список доступных устройств, скорость печати и другие необходимые справочные сведения для оформления заказа берутся из Справочника (функция 11). Программа автоматически определяет скорость печати заказа и вероятный срок его исполнения. Также автоматически может быть определена цена заказа по прайсу на основании общего прайса или персонального прайс-листа для клиента.

При оформлении, каждому заказу присваивается уникальный номер, который в дальнейшем используется остальными базами и программами системы. Менеджер также может ссылаться на номер заказа при общении с сотрудниками фирмы и при работе с клиентом.

По окончании оформления заказа менеджер может выписать счет на оплату на основании одного или нескольких оформленных заказов (функция 17). Счета храняться в специальной базе Счетов. Счет может быть распечатан на принтере или отправлен по email (функция 15).

После того, как заказ оформлен, ему присвоен уникальный номер, определена его стоимость и присвоен статус В работе, в него может быть автоматически занесена следующая информация:

  • информация об оплате
  • информация о печати

Оплата заказов и материалов

Информация об оплате заносится в заказ посредством заполнения документов оплаты в базе Финансы. Информация об оплате может быть занесена целиком или частичными платежами в любое время (функция 2).

Платежные документы могут вноситься в базу финансов также путем импорта банковской выписки в формате программы 1С (фукция 8).

База Финансы может содержать информацию о состоянии всех счетов фирмы (наличных и безналичных). Через базу Финансы также распределяется оплата расходных материалов на складе (функция 3), что позволяет контролировать состояние расчетов с поставщиками.

Заполнение Склада

Информация о печати поступает в бланк заказа при заполнении оператором базы печати. Прежде чем оператор печати сможет работать с базой печати, в базе Склад материалов необходимо ввести информацию (приходные документы) о фактическом наличии материалов на складе фирмы. Все названия материалов определяются в базе Справочник и запрашиваются базой Склад при оформлении приходного документа.

Учет широкоформатной печати

После оформления заказа менеджером и после оформления кладовщиком приходных документов в базе Склад, оператор широкоформатной печати может начать заполнение документов в базе печати, которая, в сущности, протоколирует производственный процесс широкоформатной печати.

Сначала, оператор создает в базе печати специальный заказ на печать на основании бланка заказа, оформленного в базе Заказы (функция 4). Затем, к этому документу "прикрепляются" задания на печать по фактическому количеству файлов, которые должны быть запущены на принтере.

Когда оператор запускает файл на печать, он заносит информацию о начале печати и о № рулона из базы Склад (функция 9) в задание в базе печати. Автоматически эта информация дублируется в базу Протокол печати (функция 5). В этой базе специальная программа каждые 10-15 мин. просматривает новые заявки от оператора и записывает информацию о начале печати в базу Заказы в соответствующий заказ (функция 6).

По окончании печати файла, оператор заносит отметку об окончании печати файла в базе печати, и по той же схеме эта информация (о количестве отпечатанных файлов) поступает в базу Заказы. Одновременно, по окончании печати файла информация о количестве израсходованного материала (документ расхода) автоматически записывается в базу Склад (функция 10 - списание материала).

По окончании печати всех файлов по данному заказу оператор делает в безе печати отметку о выполнении печати всего заказа, и эта информация также поступает через базу Заявки в базу Заказы.

Закрытие заказа

Когда заказ полностью отпечатан и выполнены все работы по постпечатной обработке, менеджер переводит соответствующий заказ в статус Выполнен. Когда готовый товар отпущен клиенту, менеджер устанавливает в заказе в графе Состояние товара значение "Отпущен клиенту".

Директор или топ-менеджер фирмы просматривает выполненные и оплаченные заказы и принимает решение о закрытии заказа. При закрытии заказа его статус принимает значение Закрыт.

Расчет зарплаты

Расчет ведомости по зарплате каждого сотрудника производится ежедневно в базе Зарплата (функция 14). Технически, основанием для расчета ведомости являются табели учета рабочего времени, которые должны заполняться каждым сотрудником ежедневно. Начисление зарплаты ведется по часовым или месячным ставкам с учетом отработанного времени, переработок, ночных смен, работы в выходные и праздничные дни, больничных, отпускных.

Дополнительно: для операторов печати может производиться дополнительное начисление с учетом отпечатанного метража по каждому принтеру (функция 12). для менеджеров производится расчет специальных отчетов о коммерческой работе, (функция 14), которые формируется на основании закрытых в течение отчетного месяца заказов из базы Заказы (функция 13).

Основное меню

"Основное меню" - это специальная база для просмотра информации из других баз программы Принтофис, она содержит только ссылки на документы,находящихся в других базах. Удобство ее в том, что вы можете, использую навигацию Основного меню, увидеть всю необходимую информацию в программе, а также выполнить все необходимые действия в программе: оформление заказа, выписка счетов, работа со справочником и т.д.